Ablaufdiagramm zeichnen, um Prozesse zu visualisieren

Vielfach verlaufen Prozesse nicht linear, sondern verzweigen an bestimmten Stellen. Dies gilt sowohl für Geschäftsprozesse als auch für die Entwicklung von zum Beispiel der Software. An einer bestimmten, oder auch mehreren, Stellen im Ablauf muss festgelegt werden, wie es in dem Prozess weitergeht. Ein Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Eingaben. Je nachdem, welche Eingabe gemacht wird, beispielsweise ob in einem Online-Formular eine Checkbox aktiviert wird oder nicht, hängt der weitere Bearbeitungsablauf ab. Diese Stelle innerhalb eines Prozesses kann man durch ein Ablaufdiagramm bildlich darstellen und damit verständlich machen.

Auch im Rahmen von Geschäftsprozessen kann ein Ablaufdiagramm sehr sinnvoll sein. Diese Methode kommt seit Anfang der 1990er Jahre zum Einsatz, als der Begriff des Business Reengineering geprägt wurde. In einem solchen Diagramm können zum Beispiel die Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen eines Unternehmens definiert werden. Auch kann damit recht klar festgelegt werden, wann ein Prozess an eine andere Abteilung abgegeben wird. Durch die grafische Darstellung in einem Ablaufdiagramm lässt sich erkennen, ob der Prozess optimiert werden könnte, wenn zum Beispiel zu viele verschiedene Abteilungen in einen Prozess eingebunden werden. Können Prozessschritte herausgenommen werden, wird der Prozess meistens schlanker, schneller und dadurch effektiver und kostengünstiger. Im Schnitt lassen sich dabei ca. 20 - 30 Prozent der Prozesse direkt durch die Geschäftsführung beeinflussen, die anderen unterliegen keinem direkten Einfluss des Managements.

Ein sehr einfaches Beispiel für einen solchen Prozess ist der Urlaubsantrag. Dieser muss in fast jedem Unternehmen von Mitarbeiter gestellt werden, wenn sie Urlaub haben möchten. In den meisten Fällen gibt es dafür ein Formular, das der Mitarbeiter ausfüllen und von seinem Vorgesetzten unterschreiben lassen muss. In bestimmten Fällen sind aber noch weitere Unterschriften gefordert, die eventuell gar nicht notwendig sind. Stellt man einen solchen Prozess grafisch dar, kann sich relativ schnell zeigen, ob hier ein effektives Vorgehen vorliegt. Vielfach werden Prozesse auch erst dadurch richtig analysiert, wenn sie in ein Ablaufdiagramm übertragen werden.