Duplikate in Outlook

Wahrscheinlich haben Sie auch schon mal gehört: Ein Freund oder Bekannter, der erzählt hatte, dass er plötzlich alle E-Mail, Kontakte oder Termine doppelt hatte. Oder, Sie mussten diese leidvolle Erfahrung schon mal selber machen. Aber wie kommt es eigentlich zu Duplikaten? Und wie kann man sie vermeiden?

Kontakte oder Termine sind nicht wie Dateien. Bei Dateien kann es nicht dazu kommen, dass der gleiche Name zweimal verwendet wird (zumindest nicht im gleichen Ordner). Das Betriebssystem verbietet das. Bei Kontakten, Terminen und E-Mails geht das.

Die erste mögliche Fehlerquelle ist der Mensch. Hat man ein paar hundert Kontakte, dann kann es durchaus passieren, dass man sich an einen nicht erinnert und ihn erneut anlegt. Die neueren Versionen von Outlook erkennen dies und schlagen bei neuen Kontakten ggf. vor den bestehenden Kontakt zu ersetzen oder zu ergänzen. Hat man eine ältere Version von Outlook, funktioniert das natürlich nicht. Ebenso wenig funktioniert das, wenn Sie den Kontakt doppelt auf einem anderen Gerät (z.B. einem PDA eintragen) und dann ins Outlook übertragen.

Outlook synchronisieren auf mehreren Computern

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Und da sind wir schon bei einer häufigen Ursache von Duplikaten. Der Synchronisation mit einem Handy oder PDA. Die sind nämlich oftmals unvollständig. Outlook kennt (gerade bei Kontakten) Unmengen von Details. Der Vorname des Ehepartners zum Beispiel. So etwas kann Ihr Handy gar nicht abspeichern, das ist nicht vorgesehen. Also wird dieses Datum weggelassen. Und jetzt kommt das Problem: Werden diese Dateien in ein anderes Outlook oder eine Outlook Datendatei übertragen, haben Sie fast die gleichen Daten wie im ersten Outlook. Aber nur fast. Der Name des Ehepartners (und ein paar andere Dinge) fehlen. Auch wenn es bis jetzt kaum auffällt, sind die Daten schon unterschiedlich. Synchronisiert man jetzt diese Daten, verdoppeln sich anscheinend alle Kontakte (obwohl wir natürlich wissen, dass kein 100% doppelter Kontakt dabei ist – die sind ja alle leicht unterschiedlich).

Und die Lösung?

Sind es wirklich identisch Objekte (bei E-Mails kann das z.B. durch doppeltes abholen passieren), dann hilft eine Freeware: Die kostenlose Version des Outlook Synchronisations- Programms „Easy2Sync für Outlook“ enthält eine Funktion um „echte“ Duplikate zu finden und zu löschen. Dazu muss allerdings erst mal eine sogenannte Aufgabe eingerichtet werden. (Auch wenn Sie gar nichts synchronisieren möchten.) Erst dann können Sie per Rechtsklick nach Duplikaten suchen.

Schwieriger wird es, wenn die Objekte nur ähnlich sind, wie obigen Beispiel. Insbesondere bei Kontakten, wenn Sie diese zusammenführen möchten. Dies ist mit der Software „1-Klick Duplikate Löschen für Outlook“ leicht zu machen. Hinter dem langen Namen verbirgt sich ein Programm, was mit einem Mausklick den aktuellen Ordner in Outlook nach Duplikaten durchsucht, diese erkennt und löscht und ggf. vorher Kontakte zusammenführt, so dass keine Informationen verloren gehen können. Für Profis gibt es auch einen erweiterten (nicht 1-Klick) Modus wo man genau einstellen kann, was gesucht, wie verglichen und wie gelöscht wird.