Mit einer Reisekostenabrechnung Geld vom Fiskus zurückholen

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Reisekosten werden von Arbeitnehmern und Selbständigen unterschiedlich geltend gemacht. Unter Reisekosten versteht man all die Kosten, die eine Geschäfts- oder Berufsreise verursachen. Nicht dazu zählen tägliche, ortsgebundene Fahrten zur Arbeitsstätte. Unterschieden werden diese Kosten in Fahrkosten, Verpflegungsmehraufwendungen bei In- und Auslandsreisen, Unterbringungskosten bei In- und Auslandsreisen, Reisenebenkosten. Werden Fahrtkosten, Unterbringungskosten und Nebenkosten nachgewiesen, können diese vollständig steuerlich abgesetzt werden. Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten definierte Pauschalbeträge in der Reisekostenabrechnung.

Reisekosten müssen nachgewiesen werden. Dies geschieht unter Zuhilfenahme von Tankquittungen, Fahrtenbüchern, Rechnungen der Unterbringung. Aber auch schriftliche Einladungen oder Buchungsbelege dienen dem Nachweis. Generell werden folgende Reisen unterschieden: in Dienstreisen, Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit. Unter Dienstreise versteht man eine Tätigkeit außerhalb der regulären Arbeitstätte. Sie kann bis zu 3 Monaten geltend gemacht werden und bedarf keiner Mindestentfernung. Eine Fahrtätigkeit üben Berufsgruppen wie Taxifahrer, Piloten, Kapitäne aus. Für die Berechnung der Reisezeiten ist hier die Abwesenheit von der Wohnung entscheidend. Arbeitnehmer mit wechselnden Arbeitstätten (Monteure, Leiharbeiter) führen eine Einsatzwechseltätigkeit durch und können auch ihrer Reisekosten abrechnen.

Beachten Sie die Übernachtungspauschale bei Dienstreisen...
Die Reisekostenpauschale gleicht Ihre Spesen aus

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Als Fahrtkosten versteht man die tatsächlichen Kosten, die mittels der Beförderung zur Arbeitsstätte entstehen. Für Fahrten mit dem eigenen Kfz gibt es Kilometerpauschalen. Auch Fahrten mit dem Fahrrad können geltend gemacht werden. Bei Verpflegung im Inland wird nach Abwesenheitszeit berechnet. Eine steuerfreie Erstattung der Verpflegungskosten ist seit 1997 nicht mehr möglich. Die Abrechnung für Auslandsreisekosten erfolgt auch nach Abwesenheitszeit. Die Pauschalen sind unterschiedlich von Land zu Land.

Einen steuerfreien Einzelnachweis gibt es auch hier nicht mehr. Nach einer Dreimonatsfrist zählt die Arbeitstätte im Ausland als reguläre Arbeitsstätte. Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Vorrausgesetzt, er kann diese nachweisen. Ansonsten sind Pauschalbeträge angesetzt. Sonstige Kosten, die während der Reise entstehen, werden als Reisenebenkosten abgerechnet. Auch diese müssen in Höhe, Art und Zweck nachgewiesen werden.