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Informationen zur Spesenabrechnung - auf für Bewerber
Durch die Spesenabrechnung als Arbeitnehmer oder Bewerber seine Auslagen zurückerstattet bekommen. Das ist zu beachten. Oder ein Eigenbleg als Alternative.
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Sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmer haben ein Recht darauf, angefallene Spesen, wie sie zum Beispiel auf Geschäftsreisen anfallen, entsprechend abzurechnen. Während der Unternehmer die Spesen als Aufwendungen in seiner Buchhaltung verbucht, so fertigt der Arbeitnehmer gewöhnlich eine Spesenabrechnung an, die er anschließend bei seinem Arbeitgeber einreicht, um die angefallenen Spesen zurückerstattet zu bekommen.
Eine Spesenabrechnung muss nach gültigen Vorschriften erstellt werden und eine Vielzahl an Informationen erhalten, damit sie rechtskräftig ist und vom Finanzamt anerkannt wird. Sollte ein Arbeitnehmer seine Spesenabrechnung nicht ordnungsgemäß anfertigen, so ist sein Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Spesen zu erstatten, schließlich muss er die Spesen vor dem Finanzamt belegen können. Eine ordnungsgemäße Spesenabrechnung umfasst zunächst einmal sämtliche Belege und Rechnungen, damit der Gesamtbetrag der Abrechnung nachvollziehbar ist. Dann muss auf der Abrechnung ersichtlich sein, wer die Abrechnung erstellt hat beziehungsweise welcher Arbeitnehmer diese eingereicht hat. Doch das ist noch nicht alles, der Arbeitnehmer muss angeben, wofür welcher Beleg beziehungsweise welche Kosten angefallen sind und innerhalb welchen Zeitraums.
Die Belege spielen deshalb eine ganz wichtige Rolle. Sollte man einen Beleg nicht mehr auffinden können, so dürfen gelegentlich auch Ausnahmen gemacht und so genannte Eigenbelege erstellt werden. Ebenfalls wie die Spesenabrechnung muss der Eigenbeleg die folgenden, vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Angaben enthalten: Den Zahlungsempfänger mit Anschrift, Art der Aufwendung beziehungsweise deren Verwendungszweck, Datum der Aufwendung, die Höhe der angefallen Kosten, der Grund weshalb ein Eigenbeleg erstellt werden musste, Datum und Unterschrift.
Spesenabrechnungen werden üblicherweise auf der folgenden Gehaltsabrechnung berücksichtigt und vom Arbeitgeber zurück erstattet. Doch nicht nur Arbeitnehmer und Unternehmen können Spesenabrechnungen erstellen, sondern auch Bewerber. Schließlich entstehen einem Bewerber Kosten, wenn er zu einem Unternehmen fährt und sich dort vorstellt. Unabhängig davon, ob er den Job erhalten hat oder nicht, ist er dazu berechtigt, seine Spesen wie zum Beispiel Kosten für Bahnfahrten, Bezin- und Parkhauskosten abzurechnen. Das Unternehmen muss die Spesen anschließend vollständig erstatten.
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