Beschwerdebrief schreiben - angemessen und stilvoll

Damit die berechtigte Beschwerde auch wirklich ernst genommen wird, sollte man einige wesentliche Punkte beachten, für die man online zahlreiche Hinweise findet. Neben den detaillierten Anleitungen zum Verfassen dieser Briefe kann man sich meist kostenlos entsprechende Musterformulare aus dem Internet herunterladen. Online wird oft darauf hingewiesen, dass man sehr genau zwischen einer Beschwerde und einer Reklamation unterscheiden sollte. Da Reklamationen meist mit Schadenersatzforderungen verbunden sind, besitzen sie einen ganz anderen Stellenwert als die Beschwerden, mit denen man in der Regel auf Missstände hinweisen möchte. Möglicherweise lässt sich einiges bereits telefonisch klären, und man kann auf einen Beschwerdebrief verzichten.

Es gelten für Beschwerden die üblichen Vorschriften zur äußeren Form eines Briefes. Das betrifft z. B. die Anrede, die Grußformel, die Platzierung von Empfänger, Absender, Datum und Unterschrift. Den Brief sollte man stets in höflichem, aber bestimmtem Ton verfassen, und er sollte direkt an die zuständige Person bzw. Behörde gerichtet werden. Jegliche Formen von Beleidigungen sind fehl am Platze. Online werden einige positive Formulierungen vorgeschlagen und zusätzlich solche Sätze erwähnt, die man unbedingt vermeiden sollte. Falls möglich, erwähnt man zu Beginn etwas Positives, das zum jeweiligen Unternehmen bzw. zum Amt glaubhaft passen muss, und geht erst danach auf den eigentlichen Grund für die Beschwerde ein. Lange, umständliche Sätze sind zu vermeiden, und man könnte im Brief durchaus einen Lösungsvorschlag für das betreffende Problem machen. Wenn es der jeweilige Sachverhalt erfordert, legt man Kopien von Dokumenten bei und vermerkt diese als Anlage im Brief.

Wer einen Beschwerdebrief in englischer Sprache verfassen will, findet online zur Orientierung ebenfalls Musterformulare. Meist gibt es auf den entsprechenden Websites das Angebot, sich an den Kundenservice zu wenden und den aktuellen Newsletter zu abonnieren. Außerdem können die angebotenen Fachbücher sowie die veröffentlichten Kommentare im Internet weiterhelfen, wenn man sich noch unsicher beim Verfassen der Beschwerde ist.